Digital Asset Management BLOG

Kontrolliertes Vokabular - Ein "Instant"-Wortschatz

Sie kennen es aus unzähligen Kochsendungen "Ich habe da mal was vorbereitet".
Wenn sich einer vor "der Show" Gedanken macht, was die Abläufe beschleunigen und sinnvoll unterstützen kann, geht später alles schnell von der Hand und man kann vielen Problemen aus dem Weg gehen.

Ähnlich funktioniert kontrolliertes Vokabular. In der Vorbereitung zur Einführung eines Digital Asset Management Systems sollten alle Möglichkeiten ausgeschöpft werden, um die Bildbetextung für einliefernde Benutzer zu erleichtern. 

Neben den bereits beschriebenen Taxonomien können viele IPTC-Felder mit Einträgen aus Auswahllisten befüllt werden. So stellen Sie Ihren Benutzern sowohl in der Einpflege, wie auch später bei der Suche nach Material die "richtigen Worte" - eben "kontrolliertes Vokabular" - zur Verfügung. Neben der Schnelligkeit eröffnen sich auch zusätzliche Vorteile wie: Vermeidung von Schreibfehler, der erwünschte Feldinhalt wird deutlicher als nur mit einer Feldüberschrift und interne Regeln werden eingehalten. 

Zusammenstellung

Bei der Zusammenstellung von Begriffen, die in einer Liste zur Auswahl angeboten werden, müssen Sie die folgende Bedingungen beachten. 

Eigenschaften der gelisteten Begriffe:

  1. Keine Homonyme (Worte mit mehr als einer Bedeutung, „Teekesselchen“)
  2. Keine Doppelung durch Synonyme (mehrere Worte mit gleicher Bedeutung)
  3. In aktueller Rechtschreibung verfasst
  4. Folgen eines Regelwerks
    • Einzahl
    • Hochdeutsch
    • Spezifische Syntax (z. B. beginnend mit © oder <Unternehmen>,<Webadresse>)

1. + 2. dienen dazu dem Nutzer eine sichere Auswahl zu ermöglichen. 
Durch Verzicht auf doppeldeutige Begriffe (Homonyme), fällt die Wahl leichter, da sich der Nutzer keine Gedanken über die Bedeutung des Begriffes im aktuellen Umfeld machen muss. Beispiele: Bank, Himmel, Leiter, Niete, Strom, Zug
Werden mehrere gleichbedeutende Worte (Synonyme) aufgelistet, gerät der Nutzer in Gefahr eine Entscheidung gegen ein Schlagwort treffen zu müssen. Dies schafft Unsicherheit und ist ein Faktor der zu Verzögerungen und im Extremfall zum Abbruch führen kann. Deshalb empfiehlt es sich Synonyme über eine Thesaurus-Definition zu hinterlegen. Auf dieses Thema werden ich in einem späteren Post eingehen.

Der Punkt "3. In aktueller Rechtschreibung" stellt sicher, dass die Betextung die Bedingungen zum sofortigen Einsatz des Materials erfüllt. Die Aktualität steht besonders bei zeitkritischen und produktiven Assets im Vordergrund.

Hinzu kommt die verbesserte Ergonomie durch das Einhalten eines Regelwerkes (4.). Selbst ein unterbewusstes Wahrnehmen von Strukturen, verleiht Menschen ein sicheres Gefühl. Wenn alle Begriffe im Singular - also der Einzahl - eingetragen sind, bekommt der Nutzer eine Basis an der er sich bei der Wahl seine Suchbegriffe orientieren kann. Alles im Plural (Mehrzahl) einzupflegen macht selten Sinn und dazu sind die Plural-Versionen in der deutschen Sprache oft auch nicht eindeutig geregelt. Ist die Mehrzahl von "Schlagwort" "Schlagwörter" oder "Schlagworte"?
Eine Einigung auf "Hochdeutsch" erschließt das Medienarchiv für eine weitergefasste Nutzergruppe. 

Anwendung in FotoWare-Systemen

FotoWare bezeichnet diese Listen als "Quicklists". Häufige Anwendung finden Sie in den Feldern "Stichwörter" (Keywords, #025), Name des Autors (Byline, #080), Quelle (Source, #115), Bildrechte (Credit, #110), "Copyright" (Copyright Notice, #116) und Orts- und Bearbeitungsstands-Angaben.

Erfasst werden die gewünschten Begriffe in einem einfachen Texteditor jeweils in einer eigenen Zeile. Bei Feldern mit zugehöriger Quicklist erscheinen zwei Button hinter dem Eingabefeld. Da einige Felder z.B. in FotoStation standardmäßig diese Funktion aufweisen, können Sie die Bearbeitung auch ohne Wissen über die Textdatei einfach ausführen:

1.

Die Bearbeitungsmaske öffnet sich bei Klick auf den "+"-Button.

Einträge können neu erstellt oder angepasst werden. Hier am Beispiel des Copyright-Feldes, sieht man auch die Nutzung eines einheitlichen Syntax der Einträge.

ACHTUNG: Änderungen werden nur für bearbeitet Assets ab dem Zeitpunkt der Änderung gültig. Es geschieht keine rückwirkende automatische Anpassung!

Die anschließende Übertragung/Speicherung im (ggf. serverseitigen) Konfigurationsordner stellt die Einträge den Nutzern zur Verfügung.

2.

Benutzer erreichen die Auswahl einfach durch Klick auf den ""-Button:

Fazit

Wenn man sich an ein paar Regeln beim Zusammenstellen von Begriffen zu Auswahllisten hält, kann man die Einpflege von Metadaten für die Nutzer erleichtern und qualitativ verbessern. Auch für die Suche erreicht man erhöhte Übersichtlichkeit, z. B. bei Nutzung der erweiterten Suchfunktionen, aber auch bei Einblendung einer Tagcloud.