Digital Asset Management BLOG

Tipp: Beim Taxonomie-Aufbau hilft eine Mind-Map

Eine der Anforderungen an eine gute Metadaten-Strategie ist die Entwicklung einer möglichst umfassenden Schlagwort-Taxonomie. Dabei handelt es sich um eine hierarchische Liste von Schlagworten, die in den IPTC-Feldern "Keywords" (Stichwörter) oder "Supplemental Category" (Zusätzliche Kategorien) hinterlegt werden können.

Für den Aufbau sind grundsätzliche Punkte zu beachten:

      1. Hierarchische Ordnungsstruktur
        Nutzen Sie Oberbegriffe zur Strukturierung und achten Sie darauf keine allgemeinen Bezeichnungen und "Eigennamen" zu mischen.
        Beispiel:
        Ein Bild vom "Tausendjährigen Rosenstock" in Hildesheim würde zwei Kategorien zugeordnet:
        Pflanze > Zierpflanze > Rose
        Sehenswürdigkeit > Mariendom > Tausendjähriger Rosenstock

        Die Bezeichnung "Tausendjähriger Rosenstock" ist keine Unterkategorie zum Oberbegriff "Pflanzen".
      2. Keine Doppelungen durch Synonyme
        Verwenden Sie nie mehrere Begriffe gleicher Bedeutung in Betextungs-Auswahlen, das führt zu Verwirrung beim Ausfüllen. Je eindeutiger desto sicherer fühlt sich der Bearbeiter mit dem Tool.
      3. Folgen Sie einem nachvollziehbaren Regelwerk
        - Verwendung von Bezeichnungen in der Einzahl (Singular)
        - Grundsätzlich in Hochdeutsch schreiben
        - Aktuelle Rechtschreibung anwenden
        - Bei zusammengesetzten Begriffen eine spezifische Syntax einhalten (immer "<Vorname> <Nachname>" oder immer "<Nachname>, <Vorname>", nicht mischen!)

      Gedanken sortieren

      Es ist immer schwer eine Struktur - wie eine Taxonomie - aus dem "Nichts" zu erschaffen.

      Ein Anhaltspunkt ist - wie schon in "Ordnerablage vs. DAM-System - oder muss sich das gar nicht ausschließen?" ausgeführt - Ihre bisherige Ablagestruktur. Von der ungeprüften Übernahme dieser Struktur in die Kategorienzuweisung ist allerdings abzuraten. Schauen Sie sich Ihre heutige Ordnerstruktur vorher kritisch an. 

      Sie als Verantwortlicher für das Bildarchiv, haben darüber hinaus eine Einschätzung der vorhanden Bildinhalte und Mengenverteilungen zu verschiedenen in Ihrem Unternehmen wichtigen Themen im Kopf. Auch dieses Wissen ist ein wichtiger Bestandteil Ihrer zukünftigen Metadaten-Struktur.

      Sicher kennen Sie von Workshops und Brainstormings Programme zur Erstellung von "Mind-Maps", wie Mindjet MindManager oder die in der Basisversion kostenlose Alternative XMind. Diese Programme bieten die Möglichkeit die benötigten Begriffe erst in grober Struktur zu erfassen und dann per Drag-and-Drop in die geeigneten Kategorien zu verschieben. So sortieren Sie Ihre Gedanken und erhalten eine Übersicht, die auch in der gemeinsamen Bearbeitung mit Ihrem Kollegen eine perfekte Arbeitsgrundlage bildet. Durch Export der Gliederung können Sie anschließend eine vorformatierte Textdatei für Ihr Digital Asset Management generieren.

      Allgemein gehaltener Schlagwortbaum. Zur besseren Orientierung unserer Kunden mit FotoWare-Systemen wurden Hinweis auf die zu erzeugenden Ziel-Dokumente (Quicklists) eingebunden.

      Beispielstruktur

      Das hier abgebildete Beispiel für die Entwicklung von Schlagwortbäumen wurde mit XMind entwickelt.

      Wie schon im Whitepaper: Eine Einführung in DAM Auffindbarkeitstechniken beschrieben werden, die Begriffe zunächst in die "W"-Fragen (Was, Wer,  Wo, Wann, Wofür) unterteilt, um eine Struktur zu schaffen, an der man systematisch entlang arbeiten kann.

      Download der Mind-Map
      XMind: Beispiel-Schlagwortbaum.xmind
      Mindjet MindManager: Beispiel-Schlagwortbaum.mmap

      Die wichtigste Frage: "WAS?" 

      Hier füllen Sie die Struktur mit den objektiven Angaben zu Bildinhalten. Arbeiten Sie Bereiche, die in Ihrem Unternehmen Priorität haben und mit sehr viel Bildmaterial belegt sind detailliert aus. Bereiche zu denen Sie nur kleine Mengen an Medien vorhalten, können Sie in groberen Strukturen belassen. So wird gewährleistet, dass bei späterer Auswahl der Kategorie eine ausreichende - aber nicht zu hohe, unübersichtliche - Zahl relevanter Ergebnisse vorliegt.

      "WO?" - Auslegungssache

      Das "Wo" kann auf verschiedene Arten definiert und auch erfasst werden. Im Beispiel ist eine Differenzierung zwischen Innen-, Außen- und Luftaufnahmen vorgeschlagen. Zusätzlich kann natürlich mit in Ihrem Bildarchiv oft dargestellten Räumlichkeiten katalogisiert werden. Das wären am Beispiel eine Universität vielleicht "Hörsaal", "Mensa" und "Campus".

      Bezeichnungen von Ereignissen - wie Messen und Kongressen - sind schon in "WAS? > Veranstaltung" eingeflossen.

      Ein wichtiges "WO" ist natürlich der Aufnahmeort, im Sinne von Stadt und Land. Diese Daten sind so wichtig, das sie eigene IPTC-Felder verdienen und nur im Ausnahmefall im Stichwortfeld hinterlegt werden sollten. So eine Ausnahme könnten z. B. Unternehmens-Filialen oder Vertreterbüros bilden.
      Im "Normalfall" sollten diese Angaben aber in den IPTC-Feldern "Country" (Land), ggf. mit zusätzlichem "Country Code" (Land (Code)), "Province State" (in Deutschland genutzt für "Bundesland") und "City" (Ort) abgelegt werden. Dabei sind Vereinfachungen durch Automatismen möglich, beispielsweise das automatische Vorausfüllen anhand der in EXIF erfassten Koordinaten der Aufnahme oder durch das gleichzeitige Füllen der "Land"-Felder bei Auswahl der Stadt.

      Oft nachgefragt - "Ich suche ein Bild von Herrn XY"

      Sicher kennen Sie diese Frage, gut wenn Ihre Bilder dann mit den Namen der Abgebildeten verschlagwortet ist. Die Namen häufig dargestellte Personen sollten Sie unter "WER?" vorhalten, so wird die einheitliche Struktur bei der Eingabe eingehalten und falsche Vornamen, Schreibweisen oder Buchstabendreher vermieden. Selten oder nur auf einem Bild dargestellte Personen sollten sich in der "Objektbeschreibung" als Fließtext für die Bildunterschrift wiederfinden.

      Weiterhin unter "Wer?" finden sich die Einteilungen in dargestellte Personengruppen, wie "Mann", "Frau", "Kind"  usw. aber auch "Mitarbeiter" oder z.B. "Dozenten", "Gastredner" oder Personengruppen und Berufsbezeichnungen, die in Ihrem Unternehmen eine Rolle spielen.

      "WANN?" - eine Frage der Stimmung

      Die Stichworte unter "Wann?" drücken oft eine (Farb-)Stimmung zum Aufnahmezeitpunkt aus.
      Das tatsächliche Aufnahmedatum inkl. Zeit findet, ähnlich wie die faktische Ortsangabe, einen eigenen Platz in den Feldern "Created Date" (Erstellt am) und "Created Time" (Erstellt um). Diese Felder können ggf. auch wieder automatisiert aus den EXIF-Daten befüllt werden.

      Sehr speziell und intern - "WOFÜR?"

      Für die Arbeit mit Ihrem Datenbestand sind es wichtige Informationen: für welches Projekt wurden die Assets erzeugt und in welchen Publikationen sind sie zum Einsatz gekommen. Bevor Sie diese Angaben aber in Ihrer Stichworttaxonomie einbeziehen, sollten Sie definieren, welche Benutzergruppe Zugriff au diese Daten haben sollte.

      Ist der Zugriff auf eine Sammlung von Medien anhand der Projektzugehörigkeit wünschenswert, kann eine Kennung im IPTC-Feld "Fixture Identifier" (Job Kennzeichnung) genutzt werden. Eventuell kommt auch eine Codierung nach dem Einlieferer der Daten in Betracht, IPTC-Feld "Original Transmission Reference" (Aufgeber-Code).

      Sind diese Informationen nicht "für die Allgemeinheit" gedacht, ist eventuell die Einrichtung eines eigenen XMP-Namespaces sinnvoll. 

      Fazit

      Es lohnt sich, sich mit den benötigten Kategorien und Stichworten näher zu beschäftigen, unterschiedliche Sichtwinkel zu beleuchten und seine Gedanken in geordneter Form festzuhalten. Mind-Maps helfen Ordnung in all die "schwirrenden" Begriffe zu bringen und sich und anderen Bearbeitern so Leitlinien für die Verschlagwortung an die Hand zu geben.

      Bevor Sie aus der Mind-Map Ihre neue Taxonomie generieren, prüfen Sie alle Begriffe noch einmal auf die Einhaltung der oben angegebenen Kriterien!