Digital Asset Management BLOG

Ordnerablage vs. DAM-System - oder muss sich das gar nicht ausschließen?

Eine strukturierte Dateiablage ist ein Muss. Das lernt jeder schon bei der Erzeugung der allerersten Dateien am Computer und bei der anschließenden Frage "Wo ist der Brief, den ich gestern geschrieben habe?" oder "Wo sind die Bilder vom Wochenende?" 
Schnell gerät auch ein Mitbenutzer in Verdacht etwas verschoben oder gelöscht zu haben.  

Deshalb geben wir uns alle viel Mühe beim Aufbau von Ordnerstrukturen, die es uns erleichtern, uns zu merken wo die Dateien abgelegt wurden oder besser noch, in denen wir das Gesuchte aufgrund der gekonnten Ordner-Benennung, intuitv wiederfinden.

Ein jedes Ding an seinem Ort, erspart viel Zeit und böses Wort.
— Deutsches Sprichwort

Kein Wunder, dass Menschen, die mit großen Bildmengen umgehen müssen, diese sicheren Pfade nicht verlassen möchten. Die Befürchtung mit der Einführung eines Digital Asset Management-Systems eine komplette Neuorganisierung durchstehen und auf die - wenn auch zugegebenermaßen nicht immer ganz selbsterklärenden - bekannten Strukturen verzichtet zu müssen, macht ihnen zu schaffen.

Beispielhafte Ordnerstruktur Bildarchiv

Aber schauen wir uns doch mal eine Beispiel an ...

In welchen Ordner würden Sie hier die Bilder des Geschäftsführers beim letzten Betriebsausflug ablegen? (Angenommene Voraussetzung: Es sind schöne Bilder und Ihr Geschäftsführer ist durchaus vorzeigbar.)

Wahrscheinlich würden Sie einige Bilder gerne mehrfach ablegen, aber das gilt es zu vermeiden, da redundante Daten zu neuen Problemen führen. Beispielsweise könnte eine Bilddatei einer Retusche oder einer Farboptimierung unterzogen werden. Wie wollen Sie da sicherstellen, dass in Zukunft die neue verbesserte Version genutzt wird? Sie müssen sich also entscheiden.

Solange Sie alleine mit den Bildern arbeiten, fällen Sie eine Entscheidung und finden meist auch das Gesuchte. Für Kollegen - gar aus anderen Abteilungen - wird es schon schwieriger. Vielleicht können Sie Ihre Entscheidungsprozesse nicht sofort nachvollziehen und hätten einen anderen Ordner gewählt. Noch schwieriger wird es, wenn Sie jetzt jemand um alle Bilder einer Person (z.B. für eine Jubiläums-Ausgabe) bittet. 

Um eine Chance zu haben, die Bilder zu identifizieren, greifen viele auf lange kompliziert zusammengesetzte Dateinamen zurück. Eine genaue Syntax für die Benennung lässt sich jedoch oft nur schwer durchhalten und durchsetzen. 

Da kommen die Metadaten ins Spiel

Mit Hilfe dieser bildbeschreibenden Daten, können Sie den Komfort bei der Suche und die Möglichkeiten Dateien mit bestimmten Bedingungen zu finden um ein Vielfaches steigern.

In Adobe Photoshop und Bridge können IPTC- und XMP-Felder zur Hinterlegung von Informationen zu Bildinhalt, Copyright und vielem mehr, gefüllt und direkt im Bild gespeichert werden. Eine Datei - alle Informationen. Es wird keine zusätzliche Datenbank benötigt, die wieder Aufwand, Kosten und Wartungsarbeiten nach sich ziehen würde.

Angenehmer Nebeneffekt: bei Weitergabe eines Bildes, z.B. in einer Pressemitteilung, liefern Sie die Bildunterschrift, Aufnahmeparameter und nicht zuletzt Autor- bzw. Fotografen-Angaben und die Lizenzbedingungen gleich mit.

Es macht also Sinn Metadaten zu pflegen, leider ist es mit "konvertionellen" Bildbearbeitungsprogrammen aber recht mühsam und zeitaufwendig.

Zeit ist Geld - hier gibt es Einsparpotenzial!

Wir haben festgestellt, dass die Suche nach Bildern, besonders in der Zusammenarbeit mit weiteren Personen viel Zeit kostet. Außerdem können gut gepflegte Metadaten neben der erheblichen Verbesserung der Auffindbarkeit auch Informationen bereithalten, die uns die Arbeit erleichtern und rechtliche Absicherung bieten. Warum jetzt also nicht den Schritt machen und sich von einem professionellen Digital Asset Management-System unterstützen lassen?

Viele aktuelle DAM-Systeme bieten die Einbindung auf Grundlage der Ordnerstruktur - darunter auch die FotoWare Produktsuite mit FotoStation und FotoWeb. Nebenbei, auch die Migration aus vorhandenen datenbankgestützen Systemen ist vielfach unkompliziert möglich.

Bleiben wir beim Beispiel FotoStation, da es für mich am einfachsten zu erläutern ist. 

Wir waren gerade bei der Unterstützung von DAM-Software bei der Metadatenvergabe.
Nach der Installation der FotoStation haben Sie sofort Zugriff auf das Dateisystem des Rechners. Sie sehen also direkt Ihre gewohnte Ordnerstruktur. Sie können sofort, ohne vorherige Neuorganisation, loslegen.

Kalenderdaten

Sie haben noch nichts an Ihren Bildinformationen verändert und können hier schon die ersten Vorzüge aus dem Programm ziehen. Die Bilder werden nicht nur übersichtlich dargestellt; mit der Sortierung nach Kalenderdaten können Sie die sowieso schon in digitalen Bildern enthaltenen EXIF-Daten nutzen um z.B. Fotostrecken zu identifiziern.

Im ersten Schritt sollten Sie Ihre Bilder per Stapelverarbeitung mit den grundlegenden, kritischen Informationen anreichern. Die wichtigsten Metadaten sind der Name des Fotografen, der Copyright-Status und die Kontakt-Informationen.

Im nächsten Schritt verfeinern Sie dann die Metadaten durch Hinzufügen spezifischer Schlagworte.

Eine Suche nach Schlagworten ist jetzt möglich, aber noch ein bisschen langsam, da FotoStation die Bilder auf Ihrem Rechner prüfen muss. Beim Import wird ein Index erstellt, der die relevanten Suchergebnisse in wesentlich kürzerer Zeit auf den Bildschirm bringt.

Zur gemeinsamen Arbeit würden im Falle eines FotoWare-Systems jetzt Ihre Ordner auf einen zentralen Server übertragen. Dort sorgt die Server-Applikation "Index Manager" ständig für einen aktuellen Suchindex, der modernste Suchmöglichkeiten abdeckt und allen angeschlossenen Mitarbeitern immer die aktuellste Bildversion bietet.

Fazit

Ihre Ordnerstruktur verschafft Ihnen in vielen DAM-Systemen eine willkommene Grundlage. Sie werden feststellen, dass die Ordnerstruktur mit der Zeit an Relevanz verliert, weil Sie anhand der Such- und Filtermöglichkeiten schneller zum Ziel gelangen.
Trotzdem - und gerade darum - sollten Sie Ihre Ordnerstruktur von Zeit zu Zeit hinterfragen und Ablenkendes entfernen.


Wenn Sie die FotoStation gleich mal ausprobieren möchten, nutzen Sie die kostenlose 30-Tage-Demoversion.
Tipp: auf der Download-Seite finden Sie auch gleich eine deutsche "Erste Schritte"-Anleitung.

Falls Ihre Administration einen solchen Test nicht erlaubt, führen wir Ihnen das System auch gerne live bei einer Online-Präsentation  vor.