Digital Asset Management BLOG

Entwicklung eines guten Metadaten Workflows

Auswahl einer DAM-Lösung

Es bedarf etwas Vorbereitung ein optimales Digital Asset Management-System auszuwählen. Um eine zukunftssichere Entscheidung zu fällen, muss zuerst der eigene Bedarf geklärt und die Anforderung an eine solche Lösung definiert werden. Dabei kommen viele Punkte zum tragen - wir wollen heute die Anforderungen an einen guten Metadaten Workflow beleuchten.

Auch wenn der technische Ablauf und Möglichkeiten zur Automatisierung erst nach der Auswahl des Systems genau festgelegt werden können, sollten Sie sich vorher Klarheit über den zu zielenden Umfang an Verbesserung der Auffindbarkeit Ihrer Dateien und die dafür einzusetzenden personellen und zeitlichen Ressourcen verschaffen.

Das Ziel besteht darin, nach der initialen Einführung des Systems, weniger Zeit für Import und Verschlagwortung - also die Grundlage zum Finden, Wieder- und Weiterverwerten Ihrer Dateien - aufbringen zu müssen, als Sie heute für die Ablage an verschiedenen Orten (Servern, Festplatten, Arbeitsplatzrechnern, DVDs, ...) und die Suche nach bestimmten Bildern und Medien benötigen. 
Gerade unter Zeitdruck werden hier neben monetär berechenbaren Faktoren wie Optimierung des Zeiteinsatzes oder Vermeidung von Bildmaterial-Doppelankäufen, auch nicht monetäre Vorteile wie die Verbesserung des Informationsaustauschs, der Arbeitsbedingungen und damit der Mitarbeiterzufriedenheit erzielt. 

Testen Sie den Metadaten Workflow

Um einen Eindruck der Möglichkeiten zur Erfüllung dieses Ziels zu haben, testen Sie das Importieren von Bildern in Demo- oder Trail-Versionen Ihrer favorisierten DAM-Alternativen. 

Beachten Sie dabei: Wichtiger noch als das Hinzufügen von Metadaten, das von den meisten Systemen im Allgemeinen gut abgewickelt wird, ist das Erhalten schon in den Dateien vorhandener Daten. 
Machen Sie Kopien Ihrer Dateien für Import/Export-Tests, um sicherzustellen, dass Ihre Originale beim Test nicht verändert werden. Nach dem Import prüfen, Sie ob die vorher eingefüllten Metadaten (z.B. EXIF Kameradaten oder per Adobe Photoshop oder Bridge zugefügte IPTC-Daten) mit übertragen und nicht verändert oder gelöscht wurden.

Definition der Anforderungen an den Metadaten Workflow - wie funktioniert das?

Es folgt eine vereinfachte Darstellung, die die Grundanforderungen abdeckt. Diese Basisstrategie sollten Sie noch durch Definition Ihrer individuellen Regeln, nach den Anforderungen in Ihrem Hause, ausbauen. Dabei sollten Sie darauf achten, dass die Erstellung und Einpflege für die Bearbeiter auch in der gegebenen Zeit leistbar ist. Zu diesem Zweck kann in einigen Programmen die Eingabemaske für die Metadaten konfiguriert und die umfangreiche Liste von standardisierten Feldern auf eine übersichtliche Anzahl reduziert werden.

Basis-Workflow zur Metadaten-Erfasssung

Erstellung

Fotos, die mit digitalen Kameras erzeugt wurden, sind grundsätzlich mit EXIF-Daten ausgestattet. Diese beschreiben die Kamera und die Aufnahmeeinstellungen. Wenn der Fotograf die korrekten Daten zu Datum/Zeit und seinen Namen in der Kamera konfiguriert hat, sind diese Informationen ebenfalls schon vorhanden.

Import

Im ersten Schritt die grundsätzlichen Metadaten hinzufügen

Viele Programme erlauben den Nutzern Metadaten direkt während des Import-Prozesses der Bilder von Festplatten oder Speicherkarten in die Bilddatenbank einzugeben. Dazu können Standard-Templates genutzt oder je nach Programm auch eigene Anpassungen angebracht werden. Komfortable Lösungen bieten schon hier die Möglichkeit auf selbst definiertes "kontrolliertes Vokabular" zurückzugreifen, so haben Sie eine Gewähr für einheitliche Betextung und Tippfehler-Vermeidung. (Beispiele hierfür sind u.a. auch FotoWare FotoStation und das Client-Tool FotoWeb Desktop zum Upload ins FotoWeb.)

Bedienen Sie die besonders kritischen Felder

Die wichtigsten Metadaten sind der Name des Fotografen, der Copyright-Status und die Kontakt-Informationen. Da sich diese auch nicht so schnell ändern werden, sind dies gute Felder für die Import-Eingabemaske. Natürlich möchten Sie im Laufe der Zeit mehr Informationen hinterlegen, aber es empfiehlt sich mit einem einfachen Grund-Metadaten-Set zu starten.

Konzentrieren Sie sich anfangs auf die wichtigsten Stichworte

Die kritischen Felder innerhalb einer grundlegenden Metadatenmaske zu füllen ist einfach, schnell gemacht und ggf. sogar schon im Import-Workflow automatisierbar. Allerdings wird Ihre Zeit selten erlauben umfassende Schlagworte schon während des Import-Prozesses hinzuzufügen. Daher sollten Sie sich hier auf die Zugabe ausgewählter Schlüsselwörter - wie Bildname, Kunde (Quelle) und Projekt (Jobkennung) - konzentrieren. Nach dem Import ist das Ergänzen spezifischer Schlagworte einfacher.

Auffindbarkeit

Verfeinern Sie schnellstmöglich Ihre Eingaben

Nach dem die Bilder und Medien nun (mit Metadaten-Grundausstattung) importiert sind, stehen die Dateien für den Einsatz durch die Nutzer zur Verfügung. 

Jetzt sollten Sie die Metadaten für gezielte Suchen verfeinern. Nutzen Sie, wenn möglich, Taxonomien (hierarchische Schlagwort-Bäume) um einen Satz beschreibende Worte hinzuzufügen. Dabei werden Worte vom allgemeinen Oberbegriff für den Bildinhalt bis zum spezifisch Dargestellten aufgeführt. 

Verfassen Sie individuelle Beschreibungstexte zu jedem Bild, um bei der Weitergabe qualifizierte Bildunterschriften gleich mit zu liefern. 

Qualifizierung

"Tag Early and Tag Often"

Nutzen Sie jede Gelegenheit Ihre Bilddaten durch Hinzufügen von Metadaten aufzuwerten. 
Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Bild suchen, aber nicht gleich unter dem erwarteten Begriff finden, werden Sie wahrscheinlich einen anderen Weg zur Suche wählen. Dazu nutzen Sie anderweitige Informationen, wie Erstellungsdatum, Fotograf oder das Projekt in dem es genutzt wurde. Haben Sie es gefunden, sollten Sie auf jeden Fall sofort das Schlagwort hinzufügen, mit dem Sie Ihre Suche begonnen haben! 
So verfeinern sich die Suchmöglichkeiten automatisch im Laufe der Zeit. 

Zudem sollten die Bilder - unabhängig vom Ablageort (falls eine Ordnerstruktur als Grundlage dient) - definierbaren Kategorien zugewiesen werden können. So kann eine Selektion nach Themengebieten umgesetzt werden. Auch Qualitäts-Einstufungen sind sinnvoll, vor allem wenn eine Entscheidung über das Vorhalten zur aktiven Arbeit oder eine Archivierung getroffen werden muss.

Nach der intitialen Einführung Ihrer DAM-Lösung

Arbeit mit den Datenbanknutzern - Verständnis von Metadaten verbessern

Der effektivste Weg um sicherzustellen, dass Ihre Metadaten an ihrem Platz bleiben, ist der partnerschaftliche Umgang mit den Bildnutzern. Stellen Sie sicher, dass alle Benutzer der Bilddatenbank den Sinn der Metadaten und Ihres Regelwerks zur Einpflege verstehen und die gleichen Erwartungen daran stellen. Unterrichten Sie die Nutzer Ihrer DAM-Lösung über die Möglichkeiten des Systems. Ausgewählte "Power-User" sollten Sie besonders in Hinblick auf Stapelverarbeitungsfunktionen informieren. 

Halten Sie die Kommunikation mit den Nutzern aufrecht um Optimierungsmöglichkeiten aufzudecken.

Tipp: Vergessen Sie nicht durch Pflege eines Thesaurus Ihre Suchergebnisse, ohne aufwendige Änderungen in den einzelnen Dateien, an den sich verändernden Sprachgebrauch anzupassen.


Wir würden uns freuen, wenn Sie in Ihre Tests auch die FotoStation einschließen, nutzen Sie dazu die kostenlose 30-Tage-Demoversion.
Tipp: auf der Download-Seite finden Sie auch gleich eine deutsche "Erste Schritte"-Anleitung.

Falls Ihre Administration solche Tests nicht erlaubt, führen wir Ihnen das FotoWare-System auch gerne live bei einer Online-Präsentation  vor.