Digital Asset Management BLOG

Aus diesen 10 Gründen sollten Sie Fotos und Videos nicht mit einem Content Management System verwalten.

Es kann verlockend sein, die billige Lösung zu wählen und einfach die vorhandenen Werkzeuge zu nutzen. In diesen Fall ist das aber meistens keine gute Idee.
10 Gründe gegen die Asset-Verwaltung im CMS und für die Nutzung eines richtigen DAM Systems:

  1. Fotos und Videos unterscheiden sich schon von Natur aus von Texten und profitieren in hohem Maße von speziell zugeschnittenen Programmen. Content Management Systeme (CMS) sind vor allem für die Erstellung und Verbreitung von Text-basierten Inhalten gedacht. Es gibt keines, das in erster Linie für die Verwaltung von visuellen Medien entwickelt wurde. Sie nutzen Ihr CMS nicht zum Schreiben von Rechnungen und Ihr Buchhaltungssystem nicht für den Betrieb Ihrer Website. Aus dem gleichen Grund sollten Sie Ihr CMS auch nicht für die Verwaltung Ihrer Fotos und Videos einsetzen – sondern ein Programm, das genau dafür entwickelt wurde.
  2. Das CMS ist häufig der Endpunkt eines Prozesses. Dort werden Inhalte veröffentlicht, die zuvor viele Änderungen und Anpassungen durchlaufen haben. Aber ist es auch der richtige Ort, um die Originale zu speichern? Oder könnte es dann passieren, dass Sie Ihr wertvolles, hochauflösendes Original verlieren und plötzlich nur noch die Web-optimierte Kopie mit der niedrigen Auflösung vorhanden ist?
  3. Ihr CMS ist längst nicht mehr der einzige Ort, an dem Ihre Assets veröffentlicht werden. Denken Sie nur an Ihren Facebook-Auftritt, an LinkedIn-Postings, Instagram-Anzeigen oder Bannerwerbung. Wo speichern Sie die „Master-Assets“ und die Variationen, die tatsächlich in den einzelnen Kanälen verwendet werden?
  4. Beachtet Ihr CMS Urheberrechte und Lizenzverträge oder Veröffentlichungsgenehmigungen? Und weist es Sie darauf hin, dass eine Lizenz verlängert werden muss?
  5. Unterstützt Ihr CMS Standards für eingebettete Metadaten wie XMP oder EXIF und kann es Dateien indizieren und die Inhalte durchsuchen? Das sind notwendige Voraussetzungen, um auch bei einer großen Anzahl von Assets den Überblick zu behalten und um die bereits eingebetteten Metadaten dauerhaft zu bewahren. Vorsicht! Es gibt Systeme, die die eingebetteten Metadaten bei der Formatumwandlung (unbeabsichtigt) löschen. Falls die Datei nur im CMS vorhanden ist, dann können diese Informationen unwiederbringlich verloren sein.
  6. Kann Ihr CMS große Dateien verarbeiten? Versuchen Sie mal, dieses 36MP-Bild in Ihr CMS hochzuladen. DAM Systeme sind darauf ausgelegt, „Master Assets“ von jeder Größe zu verarbeiten und trotzdem weiterhin schnell und performant zu sein.
  7. Kann Ihr CMS Abertausende von riesigen Fotos und Videos aufnehmen? Welchen Einfluss hat das auf die Betriebskosten, die Back-up-Dauer und die Geschwindigkeit des Systems? Für ein richtiges DAM System ist das eine Kleinigkeit. Versuchen Sie doch mal, diese 500 Dateien in Ihr CMS zu laden und messen Sie, wie Webseiten-Aufbau und Gesamt-Performance davon beeinflusst werden.
  8. Wie reagiert Ihr CMS auf ungewöhnliche Dateiformate? Versuchen Sie, diese RAW-Datei hochzuladen. Kann das CMS überhaupt eine Vorschau davon anzeigen? Wo speichern Sie Ihre digitalen Negative? Wie synchronisieren Sie die beiden Speicherorte? Hier haben Sie einen wirklich guten Grund, um ein DAM System anzuschaffen. Denn damit fungiert Ihr digitales Negativ als Master Asset, aus dem vielfältige andere Formaten abgeleitet werden können. Diese werden dann in den Systemen ohne Unterstützung für Sonderformate problemlos eingesetzt.
  9. Betreiben Sie mehr als ein CMS? Sogar kleine Firmen haben häufig zwei: eins für die Website und ein anderes für das Intranet. Größere Unternehmen nutzen oft eine ganze Reihe von CMSen (Landing Pages, Microsites, Extranets). Und in welchem sollen Ihre Master Assets gespeichert werden? Und wenn Sie ein CMS bestimmt haben, funktioniert dann die Ankoppelung der anderen CMSe, so dass Ihre Assets in allen Systemen genutzt werden können? Wahrscheinlich nicht.
  10. Was machen Sie, wenn das nächste wirklich coole, revolutionäre CMS auf den Markt kommt? Sie wollen frei sein in der Wahl Ihres CMS und es austauschen können, wann Sie wollen. Durch eine Trennung von CMS und DAM System können Sie beide Komponenten unabhängig voneinander pflegen und immer das beste System für den jeweiligen Zweck einsetzen. Sperren Sie sich nicht selbst in einen Käfig, indem Sie ein System für zwei völlig unterschiedliche Anwendungszwecke einsetzen!

DAM Systeme sind für die Verarbeitung von Tausenden, ja Millionen von Fotos und Videos ausgelegt. Sie unterstützen alle möglichen Dateiformate und helfen Ihnen dabei, schnell riesige Stapel von Dateien zu sichten – mit farbkorrigierten Vorschauen und hochauflösenden Vergrößerungen, aber ohne langwierige Downloads. DAM Systeme verwalten Lizenzen und Urheberrechte und erfassen, wo und wie Ihre Assets genutzt werden. Aber vor allem sind sie ein exzellentes Werkzeug, um visuelle Asset wie Fotos und Videos zu verwalten und allen anderen Systemen in perfekter Form zur Verfügung zu stellen – nicht zuletzt Ihrem CMS.

Ein CMS zur Verwaltung von Media-Assets einzusetzen, sieht nur am Anfang wie eine Einsparung aus. Es wird ganz schnell die Ursache für jede Menge Ärger, Zusatzarbeit und Zeitverschwendung. Also nehmen Sie sich jetzt ein paar Minuten Zeit und schauen Sie, welchen Nutzen ein DAM System bei Ihnen stiften kann.

Autor: Christopher Frenning

Übersetzt von "10 Reasons your CMS is not a good place to store your video and photo collection" auf http://www.fotoware.com/blog/10-reasons-your-cms-is-not-a-good-place-to-store-your-video-and-photo-collection, ursprünglich veröffentlicht am 10.6.2016.