Digital Asset Management BLOG

Die 7 hartnäckigsten DAM Gerüchte

Digital Asset Management Lösungen machen inzwischen seit über zwanzig Jahren die Arbeit in zahllosen Agenturen, Marketing-, Kommunikations- und Multimedia-Abteilungen produktiver und effizienter. Dennoch ist DAM weit davon entfernt, den IT-Nutzern so geläufig zu sein wie ihre Textverarbeitung. Das führt bedauerlicherweise dazu, dass es rund um das Thema DAM ein paar Gerüchte bzw. Vorurteile gibt, die hier und da zu einem unangebrachten Skeptizismus gegenüber DAM führen. Deshalb werden wir im folgenden die 7 hartnäckigsten DAM-Gerüchte etwas genauer unter die Lupe nehmen.

Gerücht 1: Ein DAM ist zu teuer.

Ein DAM System kostet natürlich Geld, wie (fast) alle guten Dinge. Um festzustellen, ob es wirklich teuer ist, hilft die folgende Überlegung:

Wieviel kostet es, wenn Sie selbst, die Mitarbeiter im Marketing, die Designer und alle Anwender, die ein aktuelles Logo, ein passendes Foto oder eine Grafik benötigen, ständig Zeit mit unnötigen Suchen verschwenden? Wenn Prospekte und Websites nicht rechtzeitig fertig werden, Bildbearbeitungen doppelt gemacht werden und am Ende Ihr Corporate Design nur unzureichend umgesetzt wird?

Ganz sicher kostet das mehr als 450€ im Monat. Was zufällig der Einstandspreis für unsere FotoWeb Business Cloud Lösung ist.

Check-Resultat: In den meisten Fällen ist es sehr viel teurer, kein DAM zu haben.

Gerücht 2: Es dauert viel zu lange, ein DAM aufzusetzen.

Sie brauchen ein paar Minuten, um eine FotoWeb as a Service Instanz zu buchen und zwei Tage, um das System mit Ihren wichtigsten Assets in der Cloud einzurichten.

Ist das wirklich lange?

Zugegeben, das ist die schnellste Variante. Ein on-premise-System mit vielen individuellen Anpassungen und einem Maximum an Sonderfunktionen braucht realistisch kalkuliert vier bis acht Wochen bis zum Go-live. In der gleichen Zeit haben es viele andere strategische Systeme wie ERP oder CRM oft gerade mal bis zum ersten Konzept geschafft.

Check-Resultat: Die erforderliche Zeit für das Aufsetzen eines DAM-Systems hängt in erster Linie von den individuellen Anforderungen ab. Die Turbo-Variante FotoWeb as a Service ist geradezu konkurrenzlos schnell.

Gerücht 3: Wir haben schon ein Programm für unsere Bilder.

Viele Programme haben Media-Manager Funktionen und manche Unternehmen versuchen, mit diesen einfachen Werkzeugen ihre wertvollen Media-Assets zu verwalten. Das funktioniert gut mit 50 Assets, ist mit 150 bereits mühsam und ein Ausbund an Ineffizienz und Geldverschwendung mit 500 Assets. Niemand würde auf die Idee kommen, seine Unternehmenskorrespondenz mit dem zufällig mitgelieferten Notepad-Programm zu erledigen.

Es lohnt sich, genau hinzusehen und die Spreu vom Weizen zu trennen. Eine Shareware-Grafik-Software mit Thumbnail-Verwaltung und 2 Gbyte Online-Speicher bei einem ungenannten Anbieter ist möglicherweise ein kostengünstiges Angebot. Aber es ist kein DAM-System und wird deshalb sehr schnell an seine Grenzen kommen. Sei es z.B. bei der Kapazität, beim Rechtemanagement, bei der Automatisierung oder bei Zusammenarbeitsfunktionen. Professionelle DAM-Systeme müssen eine Reihe von Anforderungen erfüllen und einen bestimmten Mindestfunktionsumfang bieten. Viele Low-Cost oder Bundle-Lösungen tun das nicht. Unser DAM-Quick-Guide bietet einen guten Einstieg in diese Thematik. 

Check-Resultat: Ein Grafikprogramm mit nachträglich angehängter Online-Datenbank ist kein DAM-System. Wahrscheinlich ist es Zeit für den nächsten Professionalisierungsschritt.

Gerücht 4:  Ein DAM-SYSTEM in der Cloud ist zu langsam.

Die Geschwindigkeit von Cloud-Lösungen hängt von sehr vielen Faktoren ab. Serverkapazitäten, Netzanbindung, Nutzungsverhalten, Hardware des Clients etc. Deshalb kann die individuell "gefühlte" Arbeitsgeschwindigkeit schon bei zwei benachbarten Arbeitsplätzen sehr unterschiedlich ausfallen. Nur einer dieser Faktoren kann vom Anbieter des Cloud-Services direkt gesteuert werden. Das ist die Serverkapazität und die wird für FotoWeb as a Service sehr großzügig kalkuliert.

Cloud-Lösungen, bei denen die gesamte Infrastruktur zu den Anforderungen passt, können sich ohne Weiteres mit lokalen Lösungen messen. Natürlich gibt es immer Spezialisten, die tagtäglich sehr große Dateien oder tausende von Einzeldateien bearbeiten müssen. Für diese Fälle sind Hybrid-Lösungen vorgesehen. Damit kann man sehr effizient mit lokalen Ressourcen arbeiten und gleichzeitig sicher Daten in der Cloud speichern und teilen. 

Check-Resultat: Im DAM-Fall ist Geschwindigkeit keine Hexerei, sondern das Ergebnis passender Infrastruktur. Im Zweifelsfall gilt: Selbst ausprobieren mit einer kostenfreien FotoWeb Testinstanz!

Gerücht 5: DAM in der Cloud ist nicht sicher.

FotoWeb as a Service läuft auf Microsoft Azure. Microsofts ISO27001-zertifizierte Cloud ist sicherer als die meisten in-house IT-Lösungen.

Wir schützen Ihre Daten mit starker Verschlüsselung, lückenlosen Firewalls und modernsten Überwachungssystemen. Auf unseren Servern läuft das DAM-System und sonst nichts. Es gibt keine unbekannten Lücken durch Fremdsysteme. Und unsere Sicherheitsexperten kümmern sich rund um die Uhr um die Integrität Ihrer Systeme.

Außerdem unterliegen Ihre Daten dem norwegischen Datenschutzrecht - und das gehört zu den drei schärfsten der Welt!

Check-Resultat: Das Sicherheitslevel unserer FotoWeb Cloud-Lösung erreichen on-premise Installationen nur mit sehr hohem Aufwand und professionellem Know-how. Für viele kleine und mittlere Systeme bedeutet die Cloud daher sogar einen Sicherheitsgewinn.

Gerücht 6: Ein DAM-System auszutauschen ist kompliziert und teuer.

Wenn Ihre Anwender mit dem vorhandenen DAM nicht zufrieden sind, dann werden sie es nicht benutzen. Dadurch werden Ihre Abläufe schwerfälliger und auf Dauer ineffizient. Sie haben den Aufwand für das System und ziehen keinerlei Nutzen daraus. Das ist wirklich teuer.

Die Datenübernahme in FotoWeb ist ein Kinderspiel. Dafür sorgen wir durch genaue Einhaltung von Industriestandards, durch vielfältige Datenbankschnittstellen und durch leistungsfähige APIs. Und unsere zertifizierten Techniker bringen jahrelange Erfahrung mit. Schon innerhalb weniger Tage kann Ihr neues System einsatzbereit sein. Und wir können es Ihnen beweisen mit einer kostenlosen Proof-of-Concept Installation.

Der Vollständigkeit halber muss hier noch vermerkt werden, dass sie FotoWeb nicht nur sehr einfach befüllen können. Wenn Ihre Zeit mit FotoWeb zu Ende gehen sollte, dann können Sie Ihre Assets genau so leicht wieder entnehmen. Eine FTP-Adresse reicht.

Check-Resultat: Zumindest für FotoWeb können wir festhalten: Es ist sehr leicht in Betrieb zu nehmen und auch sehr leicht wieder zu verlassen.

Gerücht 7: DAM ist sexy.

Die allermeisten Hersteller wünschen sich sicher, dass ihr Produkt als sexy gilt. Aber: be careful, what you wish for. Ein DAM-System ist kein Selbstzweck und kein schickes Spielzeug, das mit einer nach Aufmerksamkeit heischenden Oberfläche die Anwender zum ständigen Umsortieren der Foto-Sammlung animiert.

Ein DAM-System ist eine seriöse, strategische Anwendung. Sein Ziel ist es, den Anwendern mühelos und mit geringstmöglichem Aufwand die richtigen Assets zur Verfügung zu stellen. Am besten direkt in der Anwendung, in der sie damit arbeiten wollen. Denn häufige Wechsel zwischen verschiedenen Programmen sind nervig und zeitraubend. Deshalb gehören zu FotoWeb Plug-ins für Microsoft Office, für Adobe Creative Cloud und für viele Web CMS. Im besten Fall merken die Anwender gar nicht, dass sie gerade auf ihr DAM-System zugreifen. Ein richtig gutes DAM-System ist wie ein perfekter Butler: kompetent, schnell, unauffällig im Hintergrund, aber immer sofort da, wenn man es braucht.

Check-Resultat: Ein DAM-System soll jedermanns Abläufe unterstützen, aber niemandem die Show stehlen. Es ist nützlich, unauffällig und oft genug wird es schließlich unverzichtbar. Wenn Sie das sexy nennen, dann finden wir das völlig okay.

 

Dieser Beitrag basiert auf "DAM Myths vs Reality", genutzt mit freundlicher Genehmigung von FotoWare a.s., Oslo.