Digital Asset Management BLOG

Wo soll mein FotoWeb laufen?

FotoWeb kann auf einer Reihe von technischen Plattformen betrieben werden - wie findet man die richtige für das eigene System?

Heutzutage muss man sich nicht nur für eine Software entscheiden, man muss auch festlegen, wie man sie betreiben möchte. FotoWare zählt zu den wenigen Anbietern, deren DAM-Lösung auf den unterschiedlichsten Plattformen läuft und dem Benutzer dabei immer die gleiche Oberfläche und Funktionalität bietet. Jede technische Plattform zeichnet sich durch spezifische Eigenschaften aus. Es lohnt sich, die eigenen Anforderungen mit den Vor- und Nachteilen der Plattformen abzugleichen, um die richtige Basis für das eigene DAM-System festzulegen. Als Grundlage haben wir deshalb die grundsätzlichen Möglichkeiten für den Betrieb eines FotoWeb-Systems mit Vor- und Nachteilen gegenübergestellt.

 

Inhouse-Lösungen

FotoWeb on premise

FotoWeb on premise (oder inhouse) ist augenblicklich die Installationsform mit dem höchsten Verbreitungsgrad. Dabei läuft FotoWeb im hausinternen Netzwerk auf einem Server, den die eigene IT-Abteilung betreibt. Der Zugriff erfolgt über das interne LAN-Netzwerk oder über das eigene WLAN. Ggf. ist auch ein Zugriff von außen über ein Virtual Private Network möglich, um mobile oder Heim-Arbeitsplätze anzubinden.

Eine Sonderstellung unter den On-premise-Lösungen nimmt die FotoStation ein. Sie kann als eigenständiges System auf einem Rechner ohne Netzwerkanbindung betrieben werden oder als High-Performance-Client mit Zugriff auf einen FotoWeb Server.

Vorteile

  • Maximale Unabhängigkeit von Dienstleistern oder Providern
  • Höchste Sicherheitsanforderungen realisierbar
  • Keine Internetanbindung erforderlich
  • Systemhoheit bei Customizing, Updates und Versionswechseln
  • Schnellste Verbindung zum Server

Nachteile

  • Erforderliche Hardware muss ggf. beschafft und installiert werden
  • Höhere Erst-Investition bei Systemaufbau
  • Eigener personeller Aufwand für Betrieb und Wartung des Systems
  • Erhöhte Komplexität der eigenen IT-Infrastruktur
  • Gestiegene Systemanforderungen erfordern meist zusätzliche Hardware (Schlechte Skalierbarkeit)
  • Intransparente Gesamtkosten

Fazit

Die „klassische“ Form des Betriebs erlaubt höchste Sicherheitslevel, wenn man gewillt ist, den entsprechenden Aufwand zu treiben und strikte Regeln einhält.  Außerdem bietet sie ein Maximum an Autonomie, benötigt aber im Gegenzug auch deutlich mehr eigene Ressourcen für Installation und Betrieb.

 

Gehostete und Cloud-Lösungen

FotoWeb gehostet im Xenario Rechenzentrum

Bei dieser Installationsform läuft das FotoWeb auf einem privaten virtuellen Windows Server in unserem Rechenzentrum bei unserem Systempartner Hostway in Hannover. Kunden benötigen also keine eigene Server-Hardware. Service, Administration und Betrieb des Systems werden von Xenario geleistet. Jedes System läuft auf einem separaten, kunden-individuellen Server. Dadurch kann das gehostete System so angepasst werden, das es genau den Ansprüchen jedes einzelnen Kunden entspricht. Der Zugriff erfolgt über das Internet bzw. per Virtual Private Network und kann von jedem Gerät mit Internetzugang erfolgen.

Vorteile

  • Keine Investition für eigene Hardware erforderlich
  • In der Regel deutlich schneller einsatzbereit als on-premise Lösungen
  • Full-Service-Lösung mit festgelegten Reaktionszeiten (Service Level Agreements); daher kein eigenes Personal für Aufbau und Betrieb erforderlich
  • Einfache Skalierbarkeit bei veränderten Systemanforderungen
  • Transparente, kalkulierbare Kosten
  • Nutzer profitieren von hohen Sicherheitsstandards und automatischen Back-ups
  • Gleicher Ansprechpartner für FotoWeb System und Serverbetrieb
  • Betrieb in deutschem Rechenzentrum nach deutschem Recht

Nachteile

  • Funktionierende Internetverbindung erforderlich
  • Geringere Datenübertragungsgeschwindigkeit als im LAN
  • Geringere Übertragungssicherheit
  • Höhere Abhängigkeit von Netzwerkcarrier und RZ-Dienstleister

Fazit

Die gehostete Lösung im Xenario-Rechenzentrum ist ein individuell konfigurierbares Rundum-Sorglos-Paket für Kunden, die die eigene IT entlasten bzw. einfach halten wollen. Im Vorfeld sollten Nutzergruppen, angestrebtes Nutzungsverhalten und erforderliche Netzanbindung geklärt werden, damit die Netzanbindung richtig ausgelegt werden kann.

 

FotoWeb auf MS Azure oder Amazon Web Services

Hier wird die Web-Plattform von Microsoft oder Amazon (oder einem anderen Anbieter) genutzt. Kunden können ein eigenes FotoWeb System oder ein vorkonfiguriertes „gebrauchsfertiges“ FotoWeb-Standardsystem auf einem virtuellen, privaten Server installieren. Der Zugriff erfolgt über das Internet bzw. VPN. Zwar bieten die Service-Provider gewisse Standard-Dienste wie regelmäßige Systembackups an, aber Aufbau und Betrieb des Systems muss vom Kunden geleistet werden oder bei einem anderen Lieferanten eingekauft werden. Eine Betreuung des FotoWeb-Systems durch Amazon oder Microsoft gibt es nicht.

Vorteile

  • Keine Hardware-Investition erforderlich
  • In der Regel deutlich schneller einsatzbereit als on-premise Lösungen
  • Systemhoheit bei Customizing, Updates und Versionswechseln
  • Einfache Skalierbarkeit bei veränderten Systemanforderungen
  • Transparente, kalkulierbare Kosten
  • Das FotoWeb-System kann häufig im Rahmen eines bestehenden Rahmenvertrages installiert und betrieben werden.
  • Die großen Anbieter erlauben eine Wahl des Rechenzentrums, so dass ein System z.B. gezielt in der EU oder anderen Regionen betrieben werden kann.

Nachteile

  • Funktionierende Internetverbindung erforderlich
  • Eigener personeller Aufwand für Betrieb und Wartung des Systems
  • Geringere Datenübertragungsgeschwindigkeit als im LAN
  • Geringere Übertragungssicherheit
  • Höhere Abhängigkeit von Netzwerkcarrier und RZ-Dienstleister
  • System und Daten liegen nicht unbedingt auf deutschen Servern und unterliegen dann ausländischem Recht, z.B. hinsichtlich staatlicher Zugriffsrechte.

Fazit

Der Betrieb bei einem der großen Infrastruktur- bzw. Plattform-Provider bietet Vorteile hinsichtlich geringer Investitionskosten, schnellem Systemaufbau und hoher Systemflexibilität. Er kombiniert aber auch einige der wichtigsten Nachteile von on-premise und Cloud-Lösungen: die eigenen personellen Aufwände, fehlenden Service, die Anbindung über das Internet und ggf. unklare rechtliche Verhältnisse. Gerade im öffentlichen Bereich wird diese Lösung daher weitgehend nur für Testsysteme oder zeitlich limitierte Systeme ohne „sensible“ Daten genutzt.

 

FotoWeb als Hybrid-Lösung (Mischung aus on-premise und Cloud)

Die technische Fähigkeit, auch weit verteilte Komponenten miteinander leistungsfähig zu vernetzen, macht Hybrid-Systeme aller Art möglich. Zum Beispiel ist es machbar, das FotoWeb-System und die wichtigen Arbeitsdaten on-premise zu halten, aber das Archiv mit den selten genutzten Daten zu einem Dienstleister auszulagern. Diese Lösungen sind in der Regel sehr auf individuelle Anforderungen und Gegebenheiten zugeschnitten, deshalb ist eine generelle Bewertung nicht sinnvoll.

Hybride System können eine Lösung sein, wenn keine der anderen Formen allein ausreicht und ein sehr anspruchsvoller Anforderungskatalog erfüllt werden muss. Sie gehören daher meistens zum High-End-Bereich.  

 

FotoWeb als SaaS (XENARIO.cloud)

SaaS (Software-as-a-Service) Lösungen sind die Extremform der Cloudlösung. Hier kann der Anwender das System benutzen, aber er hat nur sehr geringe Möglichkeiten der individuellen Anpassung und keinen Zugriff auf das Betriebssystem. Salopp formuliert, muss sich der Anwender bei FotoWeb as a Service um fast nicht kümmern, kann aber auch weniger Anpassungen am System vornehmen.

Der verfügbare Leistungsumfang wird durch die Buchung bestimmter Pakete definiert. Das Gesamtsystem ist so ausgelegt, dass es die gängigen Anforderungen für typische Nutzergruppen erfüllt. Die Nutzer selbst erwerben keine Softwarelizenz mehr, sondern zahlen für die Bereitstellung einer Dienstleistung, in diesem Fall die Benutzung des FotoWeb-Systems. Natürlich werden die Daten der einzelnen Kunden weiterhin in geschützten, privaten Bereichen gehalten und sind gegeneinander abgeschottet.  

Vorteile

  • Keine Investition und kein dauerhafter Pflegeaufwand für eigene Hardware erforderlich
  • Sehr schnell einsatzbereit
  • Hohe Kostentransparenz
  • FotoWeb as a Service wird für deutsche Kunden in einem deutschen Rechenzentrum betrieben (ab Oktober 2017)

Nachteile

  • Geringe individuelle Anpassungsmöglichkeiten
  • Funktionierende Internetverbindung erforderlich
  • Keine Systemhoheit bei Updates und Versionswechseln
  • Geringere Datenübertragungsgeschwindigkeit als im LAN
  • Geringere Übertragungssicherheit
  • Höhere Abhängigkeit von Netzwerkcarrier und Service-Provider („Vendor-Lock-in“)

Fazit

FotoWeb as a Service ist die Convenience-Variante. Sie ist schnell, einfach und unbürokratisch. Dafür gibt es sie nur in drei festgelegten Varianten. Individuelle Konfigurationen sind nur beschränkt möglich. Sie ist eine gute Alternative, um die Arbeit mit Multimedia-Assets in kleinen und mittleren Teams zu organisieren oder um eine große Zielgruppe unkompliziert, aber kontrolliert z.B. mit Logos, Fotos und Grafiken zu versorgen.

 

Zum Schluss

Mit den möglichen Plattformen für den Betrieb eines FotoWeb-Systems ist es ein bisschen wie mit der Suche nach geeigneten Büroräumen. Während für die einen ein eigener Neubau das Richtige ist, bevorzugen die anderen eine abgeteilte Fläche in einem Shared Office Space. Für jede Wahl gibt es stichhaltige Gründe. Wichtig ist vor allem, sich vor der Entscheidung Klarheit über die eigenen Anforderungen und das voraussichtliche Nutzungsprofil zu verschaffen. Unsere Berater helfen Ihnen dabei gern. Wenn trotzdem Unsicherheit bei der Wahl der Plattform herrscht, dann ist es in jedem Fall richtig, sich für ein System zu entscheiden, das in diesem Punkt absolut flexibel ist und ggf. möglichst leicht von einer Plattform zur anderen migriert werden kann. FotoWare ist in diesem Punkt absolut vorbildlich! ;-)